Jak analizować wyniki badania satysfakcji pracowników?

O ile obszar wykonywania badań satysfakcji pracowników i zbierania wyników większość firm ma już w miarę rozpracowany, o tyle obszar analizy wyników oraz podejmowania na ich podstawie właściwych działań naprawczych, nadal wymaga szerszej dyskusji. Dlaczego? Ponieważ cała sztuka właściwego analizowania wyników po zakończonej ankiecie satysfakcji pracownika nie polega na tym, żeby “wrzucić” wszystkie wyniki do “jednego worka”, uśrednić i zaprezentować Zarządowi jedyne słuszne rozwiązanie do wdrożenia.


Badanie satysfakcji pracowników – właściwe zrozumienie sytuacji

Właściwa analiza wyników po badaniu satysfakcji pracowników powinna dać nam odpowiedź na pytanie: Jakie, ile oraz w których miejscach organizacji działania naprawcze należy podjąć, aby realnie wpływać na podnoszenie poziomu satysfakcji z pracy pracowników w przekroju całej organizacji. Przekroju rozumianym jako duży ekosystem firmy składający się z mniejszych i licznych ekosystemów działających w swoich własnych hermetycznych środowiskach. Najlepszym przykładem takiego hermetycznego środowiska jest zespół pracowników kierowany przez bezpośredniego managera. Może to być np.: zespół back-office, księgowości, prawny, hr lub inne zespoły. Ważne jest to, że każdy z tych zespołów pomimo ram firmy w których działa ukształtował swój własny sposób działania, komunikacji, realizacji zadań, organizacji pracy…. I powyższe sposoby mogą być różne na poziomie różnych zespołów, a co za tym idzie różne też mogą być problemy zgłaszane przez pracowników w badaniach satysfakcji. A skoro różne mogą być problemy to i dostosowane do tych problemów powinny być działania naprawcze. Coś co działa dla jednego zespołu niekoniecznie musi być gotową receptą do wdrożenia dla innego zespołu.


Bottom-Up czy Top-Down -> Oto jest pytanie?

Cała sztuka zarządzania działaniami naprawczymi polega na tym, aby wyniki analizować na różnych poziomach organizacji, a działania naprawcze podejmować w odpowiedzi na problemy wskazane właśnie na poszczególnych jej poziomach. Dlaczego? Ponieważ tylko takie podejście zapewni nam wgląd w całościowy przekrój problemów zgłoszonych w badaniu satysfakcji pracowników. A problemy zespołu back-office mogą być zupełnie inne niż problemy zespołu księgowości!

Źródło: opracowanie własne

Na powyższej grafice zaprezentowaliśmy sposób postępowania dla firmy posiadającej 4 poziomy w strukturze organizacyjnej. Poziomy podzieliliśmy na działania systemowe oraz działania operacyjne. Czym różnią się dziania systemowe od operacyjnych?

Działania systemowe – są to działania, które dotyczą dużej grupy osób oraz swoim zakresem oraz poziomem skomplikowania z reguły wymagają powołania oddzielnego projektu, którym będzie zarządzał dedykowany kierownik projektu. Działania systemowe skupiają się na usprawnieniu problemu w wymiarze globalnym (usprawniamy cały proces lub jego znaczną część).

Działania operacyjne – są to działania, które dotyczą małej specyficznej grupy osób. Do ich wdrożenia nie trzeba powoływać projektu, ponieważ z racji mniejszej liczby osób, których dotyczą ich złożoność również jest dużo mniejsza. Działania operacyjne skupiają się na usprawnieniu problemu w wymiarze lokalnym (usprawniamy bardzo mały, lokalny wycinek procesu).


Badanie satysfakcji pracowników – analiza wyników w praktyce

Posłużymy się tutaj przykładem, który w sposób bardziej namacalny uwypukli problem związany z analizą wyników oraz podejmowaniem działań naprawczych na różnych poziomach organizacji.

POZIOM 1 – załóżmy, że nasz Zespół to zespół księgowości, składający się z 6 osób. Na poziomie tego Zespołu największym problem wskazanym przez pracowników po badaniu satysfakcji pracowników okazał się “brak work life balance”, który w związku z nieregularnym wpływem faktur w niektórych okresach jest znacznie zaburzony. Pracownicy Zespołu księgowości ten problem wskazali za najważniejszy!

POZIOM 2 – zespół księgowości (6 osób) razem z zespołem analityków finansowych (10 osób) tworzą departament analizy (16 osób). Pracownicy zespołu analityków finansowych jako najważniejszy problem zgłosili “brak rozwoju osobistego” i związany z tym brak zaplanowanych ścieżek kariery. Ponieważ zespół analityków liczący 10 osób jest dużo liczniejszy od zespołu księgowości to ich problem został uznany za najważniejszy na poziomie departamentu analizy!

POZIOM 3 – pion finansowy oprócz departamentu analizy składa się jeszcze z departamentu strategii finansowej (15 osób), leasingu (10 osób), ryzyka finansowego (8 osób). Oznacza to, że łącznie pion finansowy liczy 49 osób. Pracownicy departamentów: strategii finansowej, leasingu oraz ryzyka finansowego jako najważniejszy problem zgłosili “niewłaściwą komunikację z przełożonym”. Ponieważ te 3 departamenty są łącznie dużo liczniejsze niż departament analizy to ich problem został uznany za najważniejszy na poziomie pionu finansowego!

POZIOM 4 – na poziomie całej firmy uśrednione wyniki pokazały, że firma ma problem z “benefitami”.

Źródło: opracowanie własne


Wnioski z pogłębionej analizy wyników badania satysfakcji pracowników

Im niższe poziomy naszej piramidy tym problemy będą bardziej zróżnicowane i specyficzne dla mniejszych ekosystemów (pion, departament, zespół). Im wyższy poziom w piramidzie tym większe będzie “spłaszczenie” problemów. Jaki jest tego skutek? Gdybyśmy zastosowali podejście jakie stosuje większość firm polegające na tym, że skupiamy się tylko na poziomie 1 czyli poziomie organizacji to zgubimy z oczu inne istotne problemy na niższych poziomach organizacji, które zgłosili pracownicy. W naszym konkretnym przykładzie oznaczałoby to powołanie projektu związanego z benefitami. A 3 pozostałe problemy na niższych poziomach organizacji pozostałyby pominięte. Ci pracownicy nie otrzymaliby po badaniu satysfakcji żadnego sensownego działania naprawczego. Jaka będzie ich motywacja do brania udziału w kolejnych ankietach? Niska!

Z drugiej strony w jaki sposób managerowie tych zespołów mają budować większe zadowolenie swoich pracowników skoro działania naprawcze jakie wdraża firma mają się nijak do problemów zgłoszonych przez ich pracowników. Także moi drodzy mamy 2 wyjścia: jeżeli nie mamy dedykowanego systemu HR lub narzędzia HR automatyzującego proces analizy danych poświęćmy na to więcej czasu i wykonajmy analizę danych po badaniu satysfakcji pracowników ręcznie, w sposób dokładny lub zakupmy odpowiednie do tego celu rozwiązania informatyczne, które posiadają już wbudowane mechanizmy o których piszemy powyżej.

Polecamy do tego nasze narzędzia HR lub system HR:


Pozdrawiamy!

___
kontakt@conceptintelligence.pl