Jak zmniejszyć obciążenie pracą w dziale HR?

„nie mamy czasu…”,
„jesteśmy zarobieni po uszy na 2 kolejne lata….”,
„nie mamy wolnych zasobów po stronie HR…”,
„chcielibyśmy coś zrobić ale nie mamy kiedy…”,

Od kiedy tylko pamiętamy nasze rozmowy z przedstawicielami działów HR w 9/10 przypadków słyszeliśmy podobne stwierdzenia odmieniane na różne przypadki. Patrząc na tą sytuację historycznie wiemy skąd ona powstała i nie będziemy tego tematu szczegółowo opisywać. W zamian skupimy się na działaniach jakie może podjąć dział HR, aby uwolnić swoje własne zasoby czasowe i ludzkie. Dzięki temu wzrośnie efektywność i czas reakcji na zmieniającą się rzeczywistość.


Czy nie może zostać tak jak jest?

Dzisiejsi pracownicy oczekują szybkich reakcji na to co dzieje się wokół nich, firmy, otoczenia zawodowego. Jeżeli firma nie będzie posiadała lub nie będzie potrafiła szybko wdrożyć wymaganego rozwiązania po prostu będzie przegrywać walkę na rynku o najbardziej wartościowych pracowników. Utalentowany pracownik nigdy biernie nie czeka na rozwój wydarzeń ale je kreuje i chce być ich częścią. Opóźniona odpowiedź firmy spowodowana np.: brakiem zasobów lub czasu po stronie działu HR jest również jedną z wielu przyczyn dlaczego pracownicy odchodzą z firm. Tajemnicą poliszynela są historie kiedy firma chwali się innowacyjnością a wnioski urlopowe pracownicy nadal muszą składać „papierowo”.


Co dział HR może zrobić na już?

a. Zmniejszenie rotacji pracowników
Znaczną część czasu poświęcanego przez pracowników HR zjadają nieustannie prowadzone rekrutacje. Jak tylko wydaje się, że sytuacja jest pod kontrolą pojawia się nowa potrzeba rekrutacyjna zgłoszona przez managera zespołu. Jak temu zaradzić? Np.: przy pomocy narzędzi HR harmonyteam lub eNPS umożliwiających monitorowanie w sposób ciągły cyklu życia pracownika. Tylko ciągły pomiar odpowiednich elementów jest w stanie „pokazać” spadki w cyklu życia pracownika i wskazać moment w którym się one pojawiają. Szybka reakcja na ww. spadki zmniejszy liczbę prowadzonych procesów rekrutacyjnych i w konsekwencji uwolni zasoby czasowe pracowników HR.

b. Przekazanie managerom zespołów odpowiedzialności za zarządzanie rotacją pracowników
Często spotykaną sytuacją jest sytuacja w której HRBP bierze na siebie odpowiedzialność za poprawę sytuacji pracowników w konkretnym zespole. Czy to długofalowo jest właściwe podejście? Raczej nie. Dlaczego? Ponieważ przejmuje na siebie obowiązki, które powinien wykonywać manager danego zespołu. Co więc powinien zrobić HRBP? Kształtować świadomość managera, że to on jest odpowiedzialny za zarządzanie potrzebami pracowników w swoim zespole. Jeżeli dany pracownik chce odejść z zespołu to odpowiedzialność za zarządzenie tą sytuacją powinna spoczywać na barkach managera zespołu. Tylko wówczas kiedy każdy z managerów ma tą świadomość, że jest odpowiedzialny za rotację pracowników w swoim zespole spowoduje, że HRBP będzie miał więcej czasu na wdrażanie innowacyjnych rozwiązań zamiast skupiać się na „gaszeniu pożarów”.

c. Wspieranie tylko tych managerów, którzy tego wsparcia rzeczywiście potrzebują
Nagminną wręcz sytuacją jest sytuacja w której niezależnie od wyników np.: badania zaangażowania/satysfakcji wszyscy managerowie w firmie otrzymują identyczną komunikację oraz rekomendacje działań naprawczych. Jaki jest tego skutek? Że zamiast skupić się tylko na managerach dla których takie wsparcie jest potrzebne dział HR „traci czas” na wszystkich managerów „po równo”. Po co skoro większość z nich całkiem dobrze sobie radzi. Czy zamiast poświecić na 100 managerów 3h miesięcznie nie lepiej jest poświęcić 10h na 10 managerów rzeczywiście wymagających wsparcia? Dział HR zyskuje wówczas 200h na dodatkowe innowacyjne projekty na które brakowało mu do tej pory czasu. Jak zidentyfikować tych 10 managerów wymagających wsparcia? Np.: z pomocą narzędzi HR harmonyteam lub eNPS.

d. Exit interview przeprowadzany automatycznie
Nie znamy firmy, która nie traciłaby czasu na przeprowadzanie exit interview z pracownikami odchodzącymi z firmy. Czy to czas, który możemy zmniejszyć lub nawet całkowicie wyeliminować? Tak. W jaki sposób? Wdrażając narzędzia HR harmonyteam lub eNPS. Aplikacje te mierząc w sposób ciągły cykl życia pracownika w każdym momencie „wiedzą” z jakich powodów pracownik chciałby ewentualnie opuścić firmę. Wystarczy wygenerować prosty raport i exit interview mamy gotowy w 1 minutę. Jeżeli miesięcznie odchodzi z naszej firmy 50 pracowników oszczędzamy 49h tylko na tym aspekcie. Naszym zdaniem warto spróbować.

Postęp informatyczny czyli “pociąg jedzie dalej…”

Postęp informatyczny, który każdego dnia następuje daje działom HR nowe możliwości. Korzystając z niego umiejętnie Dział HR niejako przy okazji usprawniania innych obszarów firmy uwolni część swoich własnych zasobów. Jak duże będą oszczędności czasowe dla działu HR? To zależy od wdrożonych rozwiązań. W przypadku zastosowania narzędzi HR takich jak harmonyteam lub eNPS mówimy o oszczędnościach czasowych rzędu kilku – kilkudziesięciu dni każdego miesiąca. Czy to dużo? Na pewno wystarczająco, aby odpowiedź „jesteśmy zarobieni na 2 kolejne lata” i nic z tym nie możemy zrobić, nie pojawiała się w rozmowach z przedstawicielami działów HR.


Pozdrawiamy!

___
kontakt@conceptintelligence.pl